泉州管家婆 · 百事达
企业简介
泉州某餐饮供应与培训服务商，做的是本地奶茶店和西式快餐店的“后方”：原料（茶底、奶基底、糖浆、果酱、裹粉、腌料、冷冻半成品）、包材（杯、盖、吸管、纸袋、餐盒）、设备（封口机、制冰机、炸炉），再加一块培训——新店开业培训、出品标准培训、设备操作培训。
客户结构是三块：直营样板店、加盟店、以及自己找上门的独立小店，加起来几百家。这个生意的特点是“货 + 知识”一起卖：门店不只是来买原料，还要问配方、问设备怎么调、问新店怎么开。谁把这些回答得最快，谁的单子就稳。
问题也出在这里。货走微信、知识走微信群、账走业务员的笔记本——三样东西三个地方，人一多就接不住。
核心管理痛点
微信接单，一天几百条
现在 语音、截图、手写单混着来，业务员先抄一遍再录系统。型号、规格、数量写错一个，送到门店就是一车退货。
用了系统 门店在商城自己下单，规格下拉选、库存看得见，订单直接进系统，不用再抄一遍。
保质期靠人记，出问题查不到批
现在 奶基底、果酱、冷冻半成品保质期都短。先进先出全靠仓库老员工凭记忆翻货，月底清一次，总有几箱压在角落过期；真出了品质问题，也说不清是哪一批、发给了哪几家店。
用了系统 按批次入库，出库按先进先出提示，临期提前预警；顺着批次能查到发给了哪些门店，召回不用挨个问。
一品多价，报价靠记忆
现在 加盟店、直营店、大客户、新开店，价格各是一套。新人上岗靠背价目表，报低了月底才发现。
用了系统 价格在系统里按客户等级设好，登录商城自动带出，报错价这一步从流程上被挡掉。
资料散在群里，对账要等业务员
现在 培训讲完就忘，配方改了没人通知；客户不知道自己欠多少，业务员每月手工导表逐家发。
用了系统 培训资料放在商城按品类归档，门店随时回看；对账单客户自己查、自己下载。
一张图：客户在商城动手，仓库在辉煌管货
这套方案不是“再上一个系统”，而是把客户接触点和内部账本分开：门店面对的是商城，仓库和账面对的是辉煌II，中间由数据打通。
门店下单、看资料、查对账都在商城；库存、往来、成本在辉煌II。两边是同一套数据。
数据打通：五样东西只有一份
很多企业上过订货商城，最后变成“两套账”——商城一套、ERP 一套，月底还要人对。这套方案的关键在于：商城是窗口，辉煌是账本，五类数据各有归属，不重复维护。
| 数据 | 在哪维护 | 另一端看到什么 |
|---|---|---|
| 商品资料 | 辉煌II 建编码、规格、价格；商城上传图片、详情、卖点 | 门店看到有图、有规格、有说明的商品，两边靠编码对上 |
| 价格 | 辉煌II 按客户等级定 | 登录商城自动带出自己的价 |
| 库存 | 辉煌II 实时库存 | 商城显示可售量，避免超卖 |
| 订单 | 商城下单 | 回写辉煌II 生成销售单，不二次录单 |
| 往来 | 辉煌II 应收 | 商城只展示，客户自助对账 |
商品、价格、库存、订单、往来五样东西只有一份：商城是窗口，辉煌是账本。
商城三入口：下单、资料、对账
门店登录一次，三件事都能自己办。这是这套方案和“只做订货”的商城最大的区别——资料和对账也搬进来了。
- 按品类找：奶茶原料 / 西快原料
- 规格下拉选，不担心下错
- 登录即带出自己的等级价
- 起订量 / 可售库存当场提示
替代：微信语音、手写单、二次录入
- 开店手册 / 选址与动线
- 配方与出品标准（按版本）
- 设备操作与保养视频
- 新品上新与季节菜单
替代：集中上课、资料散在群里
- 订单流水：哪天下了什么
- 应收余额：还欠多少
- 月度对账单：自己下载
- 回款与核销记录可查
替代：业务员逐家发对账单
三个入口用同一个账号，不用记三个密码、开三个 App。
订货：把“报货”变成“选货”
商品按四类归：奶茶原料、西快原料、包材、设备。同一个原料的不同规格挂在一个商品下，门店下拉选，不用在几十条相似名字里找。价格按客户等级自动带出，加盟店看到的是加盟价，直营店看到的是直营价。起订量、可售库存当场提示，下不出超卖的单。
资料：培训从“讲一次”变成“随时查”
开店手册、配方与出品标准、设备操作与清洁保养、新品上新，按品类归档在商城里。新员工入职不用等下一次集中培训，店长也不用在群里翻三个月前的图片。配方改版时只改一处，所有门店看到的都是最新版，不会出现“按老配方做出来味道不对”。
对账：客户自己查，业务员不再当会计
订单流水、应收余额、月度对账单都在客户自己的账号里。这个月下了多少、还欠多少、哪笔已核销，门店自己看得到。业务员从“每月导表逐家发”里解放出来，把时间放回巡店和推新品。
辉煌II 在后端管什么
商城负责“客户自己动手”，辉煌II 负责“货和账不能错”。本地部署，账套放在企业自己的机器上。
多单位换算
箱 / 包 / 瓶 / 杯多单位并存：采购按箱入库，销售按瓶出库，成本按杯核算。换算比例在商品资料里设一次，单据上自动换。
批次与效期
奶基底、果酱、冷冻半成品按批次入库，先进先出，临期预警。出问题时能查到是哪一批、发给了哪些门店。
一品多价
按客户等级、按门店类型设价，商城和开单都自动带出。调价只改一处，不用挨个通知业务员。
库存预警与补货
安全库存低于阈值自动提示，按历史销量给补货建议。旺季前该备什么、备多少，系统先算一遍。
往来与账期
货款、培训费、设备款分开挂账，也能按客户合并看总额。账龄、超期金额、对账单直接生成。
成本与毛利
按品类、按客户看毛利。哪类原料赚钱、哪类在贴钱走量，不用等月底财务出表才知道。
项目应用成效
这套方案上线后，最直接的变化是三件事不再经过业务员：下单、查资料、对账。业务员回到巡店、推新品、谈新店。
这套方案适合什么样的企业
适合：给餐饮门店供货、同时提供培训或技术支持的本地供应服务商；SKU 多、规格多、客户分级定价；有账期，靠业务员维护客情。奶茶、咖啡、西式快餐、烘焙、火锅食材供应链都属于这一类。
不太适合：只做单店零售、没有下游客户的，用熊掌柜这类门店系统就够；纯线上电商、主要走平台订单的，iShop 更合适。商城 + ERP 这套组合的价值，在于有稳定的下游门店、且门店需要自助服务。
为什么是辉煌II 而不是纯云版：这类客户常把仓和配送放在城郊，网络不稳；财务也习惯账套放在自己机器上。本地部署 + 商城在云端的组合，正好一边解决“客户随时随地能下单”，一边解决“账和数据在自己手里”。
本案例使用的产品
管家婆辉煌II（本地部署）
进货、销售、库存、往来、财务一套账，账套数据自己保管，断网也能开单。
快马数字（订货商城）
客户自助下单、查资料、对账的 B2B 商城，订单与往来实时回写管家婆 ERP，不另起一套账。